Succesvolle digitalisering bij transportbedrijf Martson

Hoe speelt digitalisering en data delen een rol in jullie organisatie?  

“We doen sowieso niets meer op papier. Vanaf de orderintake tot de afhandeling kan bij ons nu alles digitaal, ongeacht hoe die orders worden aangeleverd. Als ze via een EDI-verbinding komen worden ze automatisch bij ons in het systeem geschoten, een pdf-bestand kunnen we met een pdf-reader inlezen en er zijn nog klanten die een order gewoon met een mailtje sturen. Die kloppen we dan zelf in. Er gaat naar mijn mening nog iets te veel met de hand, maar dat heeft er vooral mee te maken dat veel van onze klanten geen belang hebben bij digitaal aanleveren.

Maar het belangrijkste van een digitale intake is: het voorkomt fouten. Je hoeft geen gegevens meer over te typen. Verder zijn onze trucks voorzien van een boordcomputer, die in verbinding staat met het TMS-systeem. Dat is een tweewegkoppeling; wij sturen de orders naar de auto, de chauffeur opent het takenbestand en daar staat alle informatie in die hij nodig heeft. Hij kan er zelfs mee navigeren. Er zit een scanner in de auto, dus als hij gelost is kan de CMR, de vrachtbrief, meteen worden ingescand en verstuurd. Ja, er zijn al digitale vrachtbrieven, maar wij komen soms bij kwekers waar ze zeggen: ‘hang de vrachtbrief maar even aan de spijker.’ Of we komen ergens ’s avonds, als er niemand is. Het is puur praktisch dat we nog af en toe met een papieren vrachtbrief werken. Wanneer de chauffeur de rit heeft afgerond verandert de status zodat de order getarifeerd kan worden. We hebben alle contracten, alle bekende ritten, staffels en prijsafspraken allemaal in het systeem, dus zodra de rit is afgerond worden de tarieven berekend en gaat de informatie naar de afdeling die de facturen maakt.”

Wat is er bij jullie in tien jaar -in positieve zin- veranderd door digitalisering? 

“Het scheelt tijd en levert kwaliteit op. Je hebt zelf een beter inzicht, maar klanten eisen ook steeds meer. Daar voldoe je dan ook aan. Vaak weten klanten niet wat er allemaal kan en dan is het wel leuk om ze daarin mee te nemen. De CMR die wij sturen is ook handig voor klanten; die krijgen een scan volledig automatisch aangeleverd en hoeven niet meer met mapjes en dozen vol papier te werken. Veel klanten worden door ons positief verrast. En zelf hebben we er ook veel profijt van. Geen gedoe meer met excelletjes, achter ons boordcomputersysteem zit een heel softwarepakket, bijvoorbeeld voor urenregistratie. Als de auto thuiskomt, wéét het systeem: ah, de chauffeur is op het bedrijf, heeft dus geen nachtvergoeding maar hij heeft wél reiskosten, want hij moet met z’n eigen auto naar huis. Dat was voorheen allemaal handwerk, maar is nu dus volledig geautomatiseerd. De teamleider kan z’n eigen chauffeurs monitoren en de chauffeurs zeggen ook: het is beter geworden. Mits de boordcomputer goed werkt, maar die betrappen we niet vaak op fouten.”

Hoe ziet de toekomst eruit voor Martson en waar liggen nog kansen met digitalisering? 

“Het is een continue verbeterproces. We hebben net de bouw van een Power-BI afgerond; daarmee halen we gegevens uit de verschillende systemen. De opbrengsten kun je alleen zien in het TMS-systeem, de uren van de chauffeurs komen uit het urenregistratiesysteem, de kilometers uit de boordcomputers. Wanneer je al deze data samenvoegt kun je heel goede rapportages maken; per klant, per auto, per chauffeur. Het liefst per klant natuurlijk, je wilt toch graag weten of je goed zit met je tarieven. Levert het op wat we willen dat het oplevert? Dat levert soms heel verrassende uitkomsten op. Het is gewoon handig dat er zoveel data beschikbaar is.

Op onze wensenlijst staat ook een koppeling met een CO2-rapportagetool; daarover zijn we in gesprek met BigMile, een gecertificeerd bedrijf. Onze klanten zullen de komende jaren CO2--rapportages willen of moeten maken en daarbij hebben ze gegevens van hun vervoerders nodig. Wij willen met behulp van de data die we uit onze systemen kunnen halen al bruikbare CO2-rapportages genereren.”

Heb je nog een tip voor andere bedrijven? 

“Ik heb er een paar. Wacht niet af, maar start sowieso zo snel mogelijk met automatiseren. Bepaal eerst goed wat je wilt automatiseren, ga na of je softwareleverancier dit kan leveren, vraag om referenties en ga vervolgens kijken bij bedrijven waar de applicatie al draait.”

Logistiek Digitaal

Dit artikel is geschreven door Hugo Bankers, adviseur bij Logistiek Digitaal. Logistiek Digitaal is onderdeel van het programma Digitale Infrastructuur Logistiek (DIL) waarin het bedrijfsleven en de overheid samenwerken om de grote verstoringen in de logistieke ketens aan te pakken. De uitvoering wordt verricht door evofenedex en TLN.